Activitatea unei companii implica multe schimbari, ce pot sa apara din mai multe motive: adaptarea activitatii la conditiile de piata, decizii in vederea optimizarii profitului,  prin urmare toate aceste modificari vor implica schimbari in structura societara.

Schimbarea sediului social este una dintre modificarile destul de frecvente in cadrul unei companii si poate fi o chestiune foarte simpla. De asemenea puteti avea in vedere ca schimbarea de sediu social se poate face in cadrul aceluiasi judet, precum si in alt judet.

Voi incepe ca de obicei cu documentele necesare pentru aceasta mentiune, dupa care voi enumera aspectele de luat in calcul pentru ambele variante in cadrul aceluiasi judet, precum si in alt judet.

Documente necesare pentru schimbarea sediului social in cadrul aceluiasi judet:

a) Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor, Decizia Asociatului Unic, Hotararea Adunarii Generale a Actionarilor privind schimbarea sediului social;

b) Documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului – Contract de comodat, contract de inchiriere etc. in original;

c) Documentul care atesta dreptul de proprietate al spatiului care este pus la dispozitie pentru stabilirea sediului in copie;

d) Certificatul de inregistrare al societatii – mai precis CUI-ul societatii in original;

e) Timbre fiscale in valoare de 4 lei;

f) Actul constitutiv actualizat;

g) Daca sediul social va fi in cadrul unui apartament de bloc, atunci veti avea nevoie de acceptul Asociatiei de Locatari si de semnaturile vecinilor de sus, jos si lateral.

Documente necesare pentru schimbarea sediului social in cadrul altui judet:

a) Singurul document care este necesar  pe langa toate documentele expuse mai sus ar fi documentul privind rezervarea disponibilitatii firmei, care se va face in judetul in care se va schimba sediul social.

Costuri totale:

In mod normal ar trebui sa va incadrati pana in suma de 500 de lei.

Aspecte de luat in calcul:

a) De principiu ar fi bine sa mutati sediul in cadrul aceluiasi sector, pe langa faptul ca veti scuti din drumurile la o alta Administratie finaciara, pe care nu o cunoasteti exista mari sanse sa micsorati si sansele unui control din partea aceleiasi institutii;

b) Completati corect cererea catre ANAF, aceasta cerere are ca scop verificarea disponibilitatii sediului social, prin urmare ANAF va verifica daca nu cumva este inregistrat si un alt sediu in cadrul aceluiasi imobil; ca regula de baza nu se pot inregistra doua sedii sociale in cadrul aceleiasi dependinte dintr-un imobil;

c) Aveti mare grija la declaratiile pe proprie raspundere privind desfasurarea activitatilor companiei. Trebuie sa stiti clar unde veti desfasura activitatile aici existand doua variante: la sediul social sau la terti; de asemenea puteti alege ca la sediul social sa desfasurati doar activitati de birou, oricare ar fi varianta aleasa exista tot timpul sansa sa aveti un control din partea unei institutii de stat, astfel ca ar trebui sa aveti grija ce anume declarati sau ce locatii alegeti pentru desfasurarea activitatii companiei dvs.;

d) Mapa ANAF – mapa ANAF va cuprinde cererea ANAF, pe care am amintit-o la punctul b) insotita de documentul care atesta dreptul de folosinta al spatiului cu titlu de sediu social, cele 4 timbre fiscale si hotararea de schimbare a sediului social, documentele amintite anterior vor fi stranse intr-o folie de plastic si atasate la dosarul existent;

e) Vor exista cazuri cand cei de la ANAF va vor cere o declaratie notariala din partea proprietarului spatiului care ofera imobilul cu titlul de sediu social pentru a face dovada faptului ca nu se suprapun doua sedii sociale ce apartin unor companii diferite, aceasta declaratie poarta numele de declaratie de nesuprapunere;

f) Fiti atenti la scrierea corecta a adresei, aceasta trebuie fie in concordanta cu documentul ce atesta titlul de proprietate, prin urmare nu uitati vreun numar de scara, numar de sector, numar de bloc, etc. toate aceste lucruri ducand in cele din urma la respingerea dosarului in cauza;

g) Pentru a limita din costurile mentiunii puteti cuprinde elementele din cadrul Hotararii/Deciziei intr-un act aditional. Astfel puteti limita detaliile din cadrul Hotararii/Deciziei intr-un act aditional mai succint;  in functie de numarul caracterelor si al spatiilor din cadrul actului aditional veti putea plati mai putin, actul aditional putand sa contina doar obiectul deciziei si persoanele sau persoana care ia aceasta decizie fara alte detalii.

Oricare ar fi motivele unei schimbari de genul acesta va trebui sa luati in calcul si alte aspecte, care nu tin neaparat de relatia cu Registrul Comertului ci de relatia cu proprietarul spatiului in care va veti desfasura activitatea, nivelul chiriei, alte avize pentru desfasurarea activitatii in functie de specificul activitatii s.a.m.d.